Om de efficiency en effectiviteit van directievoering te peilen deed de wereldwijde aanbieder van board portals Diligent onderzoek onder directieleden van verschillende bedrijven. De resultaten zijn verwerkt in het Benchmark rapport 2020. Uit het rapport blijkt dat de Covid-pandemie ingrijpende gevolgen heeft voor de manier waarop directies functioneren. Er is behoefte aan een nieuwe manier van digitaal samenwerken.
Met name de financiële sector, handel, retail en industrie zijn goed vertegenwoordigd in het onderzoek, naast een klein percentage bedrijven dat actief is in de non-profit sector. Het gaat om bedrijven met gemiddeld zo’n 700 fte. Het onderzoek bestaat uit een online enquête (respondenten hadden overwegend de functie directiesecretaresse, management assistant of executive assistant) en interviews met twintig company secretaries.
Liam Healy, Managing Director EMEA bij Diligent: “Zorgwekkend is dat het
merendeel van de directieleden ontevreden is over de effectiviteit van
directievoering. Bijna 60% van de directies geeft zichzelf een score van een 7
of lager voor de effectiviteit van de corporate governance. Het gaat
niet alleen om strategische beslissingen, maar ook om de monitoring, accountability
en aansturing van de organisatie.”
Bij bedrijven die laag scoren op corporate governance blijkt dat directieleden voorafgaand aan een meeting vaak niet over de juiste versie van de vergaderstukken en een complete agenda beschikken. Verder krijgen ze onvoldoende feedback op vergaderstukken. Vergaderingen worden verder wekelijks gepland, maar er lijkt geen directe relatie tussen de frequentie en effectiviteit van directievergaderingen.
Nauwe relatie tussen online tools en company performance
Professor Arnoud Boot, hoogleraar economie bij de Universiteit van Amsterdam haakt erop in: “Niet iedereen is ontevreden, de effectiviteit neemt nu misschien juist toe omdat vergaderingen online bijna altijd meer to the point zijn. Echter, mensen die dichtbij de directie zitten, kwamen hun collega’s in de voormalige wereld een paar keer per dag tegen en konden ze in de ogen kijken. En dat informele contact is belangrijk; je weet meer wat je aan elkaar hebt. Informatieoverdracht is ook het vertrouwen van een ander. Het scherm zet deze emotie helaas buiten werking. Als Raad van Commissarissen ben je 100% afhankelijk van informatie, verbaal en op papier. Dat speelt op managementniveau ook. Men moet in de nieuwe wereld dus anders organiseren dan voorheen.”
Directies die wel hoog scoren op de effectiviteit van corporate governance zijn tevredener over de omzet, bedrijfsgroei en winstontwikkeling. Healy: “Het lijkt erop alsof er een relatie bestaat tussen het gebruik van digitale hulpmiddelen en effectievere meetings. Volgens het rapport willen directieleden meer kunnen vertrouwen op digitale hulpmiddelen, onder meer voor het analyseren en presenteren van data. En: bijna de helft van de bedrijven noemt het gebruik van tools om dashboards te creëren en business intelligence te genereren als belangrijkste aandachtspunten als het gaat om digitale transformatie.”
Digitaal vergaderen is effectiever
De meeste respondenten verwachten dat er blijvend meer digitaal vergaderd zal worden. De meest genoemde factoren die de effectiviteit van een digitaal overleg bepalen, zijn: het betrouwbaar versturen, delen en opslaan van documenten, het inzetten van nieuwe verschillende digitale hulpmiddelen, beveiligd communiceren over bedrijfsgevoelige informatie en het digitaliseren van besluitvormingsprocessen.
Geïnterviewde Johan Verlinden, Global Legal Affairs Director van Fagron, producent van medische toepassingen, vertelt in een interview van Diligent en Management Scope: “Wij konden onze plannen goed bijsturen toen Corona langskwam. De snelheid waarmee zoiets kan, ligt aan de mate van digitalisering van het bedrijf en aan de samenstelling van de Raad van Commissarissen en het managementteam. Ons MT bestaat uit mensen die wereldwijd wonen, dus virtuele meetings waren we gewend. Natuurlijk komen er nu veel meer virtuele meetings omdat we de situatie vaker moeten bespreken. Maar we hebben snel kunnen schakelen omdat we al gedigitaliseerd waren, en mensen al gewend waren op reguliere tijdstippen die technologie te gebruiken.”
Professor Arnoud Boot pleit ervoor de digitalisering te omarmen, maar niet exclusief: “Vergaderen is veel effectiever digitaal omdat het uitnodigt tot discipline. Maar we hebben óók de fysieke vergaderingen nodig, zoals bij een werkoverleg. Sfeer en lichaamshouding is hierbij heel belangrijk. Dus mijn advies is: de helft digitaal en de helft fysiek vergaderen. Een combinatie maken. Houd de discipline erin, zorg dat iedereen aan bod komt, en houd bijzaken op afstand. Digitaal vergaderen doet dat automatisch.”
