In februariis Adfiz samen met SIVI gestart met het monitoren van fouten in de digitale aanlevering van documenten. Tijdens de online Platformbijeenkomst heeft Herman Lenferink van SIVI laten zien wat er in de aanpak ketenefficiency in de provinciale keten moet gebeuren en wat de rol daarin is van de monitoring van de aanlevering.
“Elke fout in de aanlevering kan forse impact hebben. Een foutieve specificatie van het type document betekent namelijk dat de digitale aanlevering niet of niet goed kan worden ingelezen in jouw systeem met als gevolg dat je het document er alsnog met de hand in moet zetten. Bij één document gaat dat nog wel maar bij grote aantallen niet. Ook wordt dan het risico dat er fouten in sluipen groter. Samen met SIVI zetten we ons daarom in om de digitale aanlevering en de kwaliteit van de aanlevering zelf te verbeteren. Zo worden nieuwe stromen voor digitale aanlevering die via APLAZA gaan gecertificeerd waardoor de verzender een stempel krijgt dat de kwaliteit goed is”, aldus Adfiz
“Om concreet te beoordelen of de huidige digitale aanlevering van documenten geheel volgens het GRS protocol verloopt, en daarmee door jou als adviseur is in te lezen in je systemen en in te zetten binnen je processen, is het belangrijk dat we precies weten waar het nog niet goed gaat. Hieronder een overzicht van de inzichten we tot nu toe hebben opgedaan:
- Foutieve specificatie van het type document (28)
- Ontbreken aanlevering via GRS (26)
- Ontbreken van goede opmaak en/of logo (6)
- Combineren van meerdere documenten in 1 PD document (4).”
Meldpunt Adfiz
Het aantal meldingen dat SIVI ontvangt stagneert echter. Om het je makkelijker te maken meldingen te doen, is het meldingsformulier op de SIVI website nu ook te vinden via ons Meldpunt Adfiz. Het is volgens Adfiz belangrijk dat je meldingen via een van beide locaties blijft doorgeven. “Samen met SIVI agenderen we deze meldingen vervolgens bij verzenders. Dit doen we op basis van het totaal aantal meldingen (dus niet per individuele melding). Het helpt dus enorm als wij kunnen laten zien dat het niet één melding is maar dat meerdere adviseurs hier melding van maken. Onderstaande tips kunnen je helpen om structureel fouten te melden:
- Wijs iemand aan in je organisatie die wekelijks de digitale aanlevering van documenten in de gaten houdt
- Maak afspraken over hoe en wanneer je meldingen doorgeeft (eens per week in bulk of tussen de bedrijven door)
- Meld fouten via de SIVI website of Meldpunt Adfiz
Heb je vragen? Neem dan contact met info@adfiz.nl
