TüV:Facility Compliance Assessment, inzicht in de regels en risico’s

Een eigenaar, huurder of beheerder van een gebouw moet in Nederland al snel voldoen aan meer dan 100 verschillende verplichte onderzoeken, keuringen, assessments of inspecties. Het merendeel van deze vereisten is vastgelegd in wet- en regelgeving. Als er iets gebeurt is de gebouweigenaar verantwoordelijk, maar ook aansprakelijk. Om door de bomen het bos weer te zien en te achterhalen of aan werkelijk alles gedacht is, is er het Facility Compliance Assessment.

Inzicht in de vele regels en risico’s

Van de vele regels waar een eigenaar, huurder of beheerder van een gebouw in Nederland aan moet voldoen, hebben de meeste betrekking op het voorkomen van schade aan milieu, materieel, omgeving en letselschade. Indien men aan een onderdeel – zoals een inspectie of keuring – niet voldoet, riskeert men een boete. Het wordt echter ernstiger als er een letselschade of erger ontstaat en het wordt duidelijk dat er nooit een inspectie of keuring is uitgevoerd om het risico op dat letsel te voorkomen of te beperken. De bestuurder van de onderneming dient zich in die gevallen te verantwoorden en riskeert een boete. In ernstige gevallen kan er sprake zijn van grove nalatigheid en in dat geval riskeert de bestuurders van de onderneming zelfs strafvervolging!

Maar omdat er met zoveel regels en risico’s rekening gehouden dient te worden, is het een uitdaging hier zicht op te houden. Soms ontbreekt simpelweg de bewustwording dat bepaalde verplichtingen bestaan. Daarom biedt een Facility Compliance Assessment uitkomst. Daarmee is er meteen inzicht in de verplichtingen en daardoor ook inzicht van het niveau om het bedrijf, de omgeving, de medewerkers en de bestuurder beter te beschermen.

Wat houdt een Facility Compliance Assessment in?

Facility Compliance gaat over (technisch operationeel) Risk Management met betrekking tot gebouw(en). Wordt er voldaan aan de wettelijke verplichtingen? Weet een beheerder waar hij of zij verantwoordelijk voor is en waar hij aansprakelijk voor is? Een Facility Compliance Assessment richt zich op gebouwgebonden wetgeving. Voor bijvoorbeeld arbeidsveiligheid zijn andere methoden (zoals bijvoorbeeld een RI&E) beschikbaar.

Waar wordt op gelet tijdens een Facility Compliance Assessment? De meeste mensen weten wel dat een liftinstallatie periodiek moet worden gekeurd. Maar er wordt ook gekeken of alle maatregelen correct getroffen zijn rondom bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen, legionella besmettingsrisico’s, voorwaarden in verzekeringspolissen, werkzaamheden op het dak, voorwaarden in vergunningen of de energieprestatie. Dit is een kleine opsomming van de items die bij een Facility Compliance Assessment gecontroleerd worden.

Hoe ziet een Facility Compliance Assessment eruit?

Het soort verplichtingen waar een gebouweigenaar mee te maken heeft, is ook afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten. Daarom komt het goed uit dat TÜV Nederland, als Facility Compliance Assessor deskundigheid heeft op vele vakgebieden. De aanpak van TÜV Nederland start met een intake, zodat de Facility Compliance Assessment speciaal voor de situatie op maat is samengesteld. Op basis van de intake wordt er een checklist ontwikkeld die afgestemd is op de bedrijfsactiviteiten. Vervolgens wordt aan de hand van de checklist het Assessment uitgevoerd. Dit assessment bestaat uit een documentcontrole, interview met relevante verantwoordelijken en een visuele inspectie van het gebouw. Dit resulteert uiteindelijk in een rapportage waarin de eventuele verbeterpunten direct terug te lezen zijn.

Waarom is een dergelijk assessment interessant?

Na een Facility Compliance Assessment wordt het een gebouweigenaar (of beheerder) duidelijk in welke mate hij voldoet aan de daarvoor geldende wetgeving. De deskundige van TÜV Nederland zorgt voor een op maat gemaakte checklist waarin alle zaken staan waarmee een gebouweigenaar, gebouwbeheerder huurder of facilitair manager rekening moet houden. Tijdens het assessment worden alle vereisten geverifieerd en is dus meteen inzichtelijk waar eventuele actiepunten liggen. Deze actiepunten zullen voorzien zijn van een risico inschaling, zodat de actiepunten ook geprioriteerd kunnen worden.

‘‘Indirect geeft een Facility Compliance Assessment ook inzicht in de risico’s van bijvoorbeeld brand- en aansprakelijkheidsverzekeringen.’’

Een Facility Compliance Assessment geeft een gebouweigenaar, beheerder of huurder direct inzicht in de ontbrekende controles. Indirect geeft dit ook inzicht in de risico’s van bijvoorbeeld brand- en aansprakelijkheidsverzekeringen. Als een gemis aan een controle, keuring of naleving tot een schade of letsel leidt, zal dit uiteraard vergoed dienen te worden (door een verzekeraar). Uiteraard zal grove nalatigheid daarbuiten vallen, maar dat geldt juist vaak voor de onderdelen die wel redelijk algemeen bekend zijn.

Blinde vlekken signaleren

Vaak komt het voor dat verschillende medewerkers verantwoordelijk zijn voor een deel van de verplichte items. Als het meer met arbeidsveiligheid te maken heeft komt dit veelal bij een HSE manager of KAM manager terecht. Is het meer technisch, dan ligt dit bij een Technisch Manager, Hoofd Technische Dienst of Facilitair Manager. Eisen in vergunningen of verzekeringspolissen zijn vaak alleen bekend bij een bestuurder of Financieel Manager. In de praktijk komt het dan ook regelmatig voor dat de ene persoon ten onrechte denkt dat de andere dit beheert met als resultaat dat er helemaal geen aandacht voor is.

Doordat de deskundigen van TÜV Nederland echt naar alle aspecten kijken, ongeacht de verantwoordelijke en met een onafhankelijke blik, zorgen ze dat ook de blinde vlekken boven water komen. Dit alles leidt tot een overzichtelijk en duidelijk rapport waarmee u meteen aan de slag kunt.

Wilt u meer weten over de Facility Compliance Assessments of er een aanvragen (voor uw klant)? Neem dan contact op met Remco Bosch.